마지막 강의입니다! 가장 궁금했고 또 유용했던 내용이네요. 
강의 요약하여 올립니다.

 


<8강> - 반복업무를 벗어나게 해 줄 도구

[노션]


인재채용공간을 오픈해서 사용하는데 공지사항, 필수로 인지해야 할 것들을 공개해두면 좋다.


[수지라] **처음 알게되었는데 어떻게 사용하는 것인지 넘 궁금합니다!!**


수지라는 붙여넣기를 주된 입력수단으로 하는 회게처리시스템
허들이 존재 → UI가 이쁘지 않고, 가이드가 잘 없는 경우 따라가기 힘들다.
양날의 검 → 한 번에 많은 양을 처리하다보니 실수를 하면 큰 덩어리를 실수할 수 있음
통장정리할 때 매우 유용하다.


 



[경리나라]


경리나라를 통해 손익계산서를 보는게 유리하다
‘경영관리’측면에서 매우 유리


[IFTTT]


핸드폰에서 연동하는게 좋다.


[zapier]


핸드폰보다는 넷상에서 좋다.
잔디, 구글 등에 연동가능
일정시간이 되면 인사평가, 성과평가가 자동으로 슬랙 등으로 보낼 수 있도록 함 / 일종의 클라우드에서 가능한 매크로라고 볼 수 있음
관리조차 자동화시킬 수 있는 장점!!


[마인드맵]


프리마인드 업체 사용 추천! (무료)

각 소통의 도구 및 정보수집의 도구별 특징사항을 요약하였습니다. 

 

[플로우]


직원에게 업무 지시를 하고 진행상황 확인, 피드백 등이 매우 유용
매번 하는 업무에는 도움은 잘 안되고, 우발적인 업무들에 있어서 전체상황 확인이 되서 좋다고 함
파일 업로드해두면 자료가 저장되어 있다는 점


[잔디]


데이터 기록 남아있고
핵심되는 정보를 메신저처럼 담아둘 수 있음
누가 읽었는지 확인이 된다.
잔디와 zapier, 구글스프레드시트, 구글캘린더, ifttt와 연동이 된다.
신고대리 입금내역을 zapier와 연동해서 자동으로 잔디에 올려주도록 할 수 있다.


 


[정보수집의 도구]

 



에버노트




한 사람이 수정하고 있으면 다른 사람은 수정이 불가해서 협업이 가능한지는 모르겠음
그림 파일에 있는 것도 검색이 가능
크롬을 보다가 원하는 내용은 cliping할 수 있다고 함. → 간소화된 자료로 가능




 



원노트







협업은 가능하나 실시간은 아니다.


자유형식이다 보니 직관적이어서 편하긴 하나 높은 자유도에 따라서 형식을 갖춰서 작성하기 어려움.


동기화가 안정적이지 않음.


스캐너에서 바로 onenote로 보낼 수 있는 장점



 



노션






자유도가 없기 때문에 오히려 데이터를 구조화하기 편하다고 한다.
웹페이지 활용가능
검색기능은 빈약하고 안정성이 부족하다.
권한 주고 edit 가능하게도 할 수 있다.

<4강>
[구글 스프레드시트의 활용]

 

"대시보드"를 생성할 것. 

구글스프레드시트의 연결성을 활용하는 것이 참 좋은데 하나의 단점은 열어봐야 할 스프레드시트들이 나누어져 있다는 것, 

따라서 한 시트는 대시보드 성격으로 여러 개로 나누어진 시트 등 링크를 들어갈 수 있도록 설정하는 것도 방법이다. 



"함수 활용"

importrange라는 함수를 통해 한 시트에 거래처리스트를 작성하고 이 리스트들이 부가세, 소득세 등으로 흩뿌려질 수 있도록 한다. 

index match라는 함수를 통해 x축과 y축 정보가 일치하면 자동으로 해당 셀의 내용이 기입될 수 있도록 한다. 

iferror라는 함수를 통해 error가 나오는 때에도 0으로 기입되고 에러가 나지 않도록 설정할 수 있다.  

 

더불어 조건부서식을 통하여 부가율의 높고 낮음을 색상으로 확인할 수 있게 하는 경우 전체 업체들 중 문제가 되는 사항을 빠르게 파악하기 용이하다. 

 

 

<5강>

[업무일지 작성]

직원별 업무일지, 진행상황 등을 작성하게 되면 전반적인 진행속도나 병목현상 발생여부 등을 확인할 수 있다. 

 

[구글 결재]

구글스프레드시트에서 O 표시를 하도록 하면 수정한 사람이 누구인지 기록이 남기 때문에 굳이 별도의 결재서류를 작성할 필요가 없다. 

 

[워크스토리]

거래처와의 통화기록이 저장되고 또 업체의 요구사항 등을 간단히 기록을 남겨둘 수 있어서 유용하게 쓰인다. 

 

[카카오 vs 카카오비즈니스]

개인 카카오톡을 사용하면 단체톡방이 생성됨에 따라 여러 명이 확인하고 업무가 누락되는 실수를 방지할 수 있으나 

단톡방 수가 너무 많아지는 경우 일일이 확인이 불가하다는 단점도 있다. 

 

카카오비즈니스는 위 개인카톡과 반대의 장단점이 있는 듯 하다. 

구글 스프레드 시트를 활용하는 방안에 대한 강의였습니다. 
주요 내용은 다음과 같습니다. 

 

1. 자료는 세로로 확장할 수 있도록 할 것

   거래처목록은 세로로 확장하여야 하고, 가로에는 체크할 사항들을 기입하는 것이 좋습니다. 

 



 

2. 복사 붙여넣기의 중요성

   단순 복붙이 아닌 값복사인지, 서식복사인지, 수식복사인지 항상 우클릭하여 혼동하여 사용하지 않을 수 있도록 유의해야 합니다. 

 

3. 직원별 구글계정 생성

   구글스프레드의 장점은 수정한 사람, 시간 등의 기록이 남는다는 점입니다. 따라서 되도록 직원별로 구글계정을 따로 생성해 사용할 수 있도록 해야지 추후 직원의 퇴사 후 책임소재 등을 가리기 용이합니다.  

<2강>

 

[Tool의 장단점]
각 Tool의 장단점을 조금 더 알 수 있었습니다. 

강조해주신 건 다음과 같았어요. 

 

-협업은 구글을 활용할 것

-나스를 구매하고자 한다면 시놀로지 제품으로 2bay 로 할 것 

 

 

[자료를 잘 정리하는 방법]

일반적인 사무실에서 정리방법이라고 하면 업체별 폴더 연도별 폴더, 연도별 소득세, 부가세 등으로 이어집니다. 

이와 달리 폴더를 아예 생성하지 않고 제목만 잘 설정하고 검색을 통해 찾는 것이 매우 편리하다고 말씀해주신 점이 인상적이었습니다. 



 

 

<3강>

[스캐너의 활용]

현재까지는 복합기의 스캐너 기능으로 충분히 업무가 진행된다고 생각했습니다. 

세무사님께서 추천해주신 스캐너는 스캔 후 에버노트로 자동저장되어 OCR 적용까지 된다고 하네요. 

OCR 기능이 있다보니 자료를 찾는 것이 매우 수월할 것 같습니다. 

 

 

[스프레드시트]

협동하여 작업을 하거나 공유하여 작업하는 것에 있어서 엑셀보다는 구글스프레드시트를 활용하는 편이 낫다고 봅니다. 

주의해야 할 사항은 단순 ctrl C + ctrl V 를 하면 안되고 '선택하여 붙여넣기'로 해야된다는 점이었어요. 

엑셀에서도 값복사와 서식복사 등을 유의해서 사용했던 점과 비슷한 맥락인 것 같습니다. 

 

서식기능을 활용해서 시각적으로 오류나 빈 부분을 확인할 수 있도록 설정하신 점도 인상깊었습니다. 

 

 

 

스마트한 오피스를 구축함에 있어서 노션, 구글드라이브, 에버노트 등 유명한 몇 가지 도구들만 알고 있었습니다. 
새롭게 알게 된 것들은 워크스토리, 나스 정도인 것 같네요. 

 



 

[워크스토리]

워크스토리는 통화시간, 빈도수, 통화녹음 등 거래처와 사무실 사이 통화를 관리해주는 툴인 것 같습니다. 전기주세무사님 책에서 보았던 CRM 프로그램이 궁금했는데 해당 프로그램을 활용하면 보다 효율적인 거래처응대 및 관리가 가능할 것 같네요. 

 

[나스]

나스라는 것도 처음 알게 되었습니다. 실물처럼? 구매해서 사용하는 회사의 별도 저장장치인 것 같네요. 

요즘은 구글드라이브, 드롭박스, 원드라이브 등 클라우드 저장서버가 잘 되어있다보니 세무사사무실과 같이 소규모의 업체는 위와 같은 개별 저장매체를 구매해서 사용할 일이 드물다고 생각했는데 세무사님께서는 어떤 용도로 활용하고 계실지 궁금합니다. 

 

다음 강의에서 다양한 툴들의 구체적인 사용방법 등이 궁금해지네요!